Regulamentado pelo Ato Cotepe 06/08 e o Convênio ICMS 15/08, o PAF-ECF está sendo implantado gradativamente pelos Estados, de acordo com um cronograma estabelecido entre as empresas desenvolvedoras de software e as Secretarias de Fazenda. Para o Estado de São Paulo ainda não há data definida para a implantação do PAF-ECF, mas as empresas desenvolvedoras de software têm de atualizar e homologar seus sistemas até janeiro de 2010. No Rio de Janeiro, a partir do dia primeiro de novembro, não será mais autorizado o uso de qualquer ECF sem PAF-ECF. Após o vencimento do prazo, todos os estabelecimentos, sem exceção, devem ter o PAF-ECF.
Uma das principais mudanças exigidas pelo Ato Cotepe 06/08 é a geração de um arquivo eletrônico de periodicidade diária, que deve ser assinado digitalmente, garantindo assim que as informações nele contidas foram geradas pelo PAF. Este documento fiscal representa a movimentação de venda de um determinado dia, que se inicia às 00h e se encerra às 24h, contendo o encerrante da bomba do início do dia e o encerrante da bomba no final do dia. A Fazenda terá fácil acesso a esta informação.
Além disso, o PAF deverá fazer controle criptografado do GT e número de série do ECF, impedindo assim a troca de ECF entre PDVs. Também foi estabelecido um tempo máximo de diferença entre o relógio do PDV onde é executado o PAF e o relógio do ECF.
Outra mudança importante e também obrigatória é a criação do Menu Fiscal, requisito estabelecido pelo roteiro do PAF-ECF no qual todos os aplicativos (software de frente de caixa) poderão ser acessados pelo fiscal da Secretaria da Fazenda no próprio posto. Uma das funções que o fiscal poderá solicitar a qualquer momento, on line e em arquivo magnético, é o estoque de combustíveis até aquele exato momento.
A medida facilita a fiscalização, já que os dados do Menu Fiscal poderão ser comparados à medição do tanque e ao estoque que consta no sistema. De acordo com o diretor TI da Intercamp, Leonardo Wascheck, o objetivo do Menu Fiscal é facilitar a fiscalização, já que todas as informações necessárias ficam disponíveis em uma única janela.
“Devido ao grande volume de informações que devem ser geradas pela impressora fiscal, as impressoras matriciais mais antigas deverão obrigatoriamente ser trocadas pelas impressoras térmicas, que possuem os recursos para gerar tais informações”, orientou Wascheck.
Segundo a avaliação do consultor contábil Luiz Rinaldo, da Plumas, a obrigatoriedade do PAF-ECF trará uma concorrência leal e isonômica para todos os revendedores. “Haverá maior controle fiscal das vendas de combustíveis, inibindo assim a sonegação e a aquisição de produtos sem acompanhamento de nota fiscal, pois o sistema irá permitir que a Receita obtenha os dados de estocagem, vendas e preço on line, no momento em que estiver no posto revendedor”, explicou.
A adequação e homologação do PAF-ECF é responsabilidade das empresas desenvolvedoras de software. Os empresários, no entanto, devem procurar se certificar, junto aos seus fornecedores, se os seus softwares já atendem à legislação. Para checar se o equipamento é homologado, a consulta deverá ser feita oficialmente à Confaz. No entanto, cada empresa de software poderá informar se seu produto está homologado ou não.
Os fornecedores de software devem seguir rigorosamente o roteiro estabelecido para o PAF-ECF. Os produtos que não atenderem aos requisitos não terão o programa homologado.
Nem o Ato Cotepe nº 06/2009, nem o Convênio ICMS 15/2008 dispõem de penalidade específica nos casos em que a empresa não gere ou não possua os arquivos magnéticos. Assim, as possíveis penalidades são as previstas no artigo 527 do RICMS/00, aplicadas pelo Agente Fiscal de Rendas, durante a fiscalização:
“I - infrações relativas a registros magnéticos:
d) falta de registro de documento fiscal em meio magnético quando já registradas as operações ou prestações do período - multa equivalente a 10% (dez por cento) do valor da operação ou prestação constante no documento;
i) atraso de registro em meio magnético - multa equivalente a 1% (um por cento) do valor das operações ou prestações não registradas”.
Mudanças para os estabelecimentos comerciais
O desconto de produto não pode mais ser digitado no campo valor. Agora se deve digitar o desconto no campo preço unitário do produto.
• Lojas de Conveniência com faturamento de microempresa estão obrigadas a utilizar o ECF, mesmo que as alíquotas do ICMS impressas no ECF sejam diferentes da alíquota adotada para efeito do cálculo do valor líquido recolhido pelo Simples.
• No campo de mensagem promocional do ECF, onde são impressas informações tais como Razão Social, CNPJ, placa do veículo, marca, km, etc., também deverão sair os encerrantes dos três primeiros abastecimentos do cupom. Com isso, algumas informações que são impressas hoje no cupom, como consumo médio de veículos, devem sair no cupom adicional.
• Devido às exigências legais de geração de arquivos eletrônicos, o sistema passa a armazenar e processar mais informações no momento da venda.
• O arquivo eletrônico será gerado pelo PAF-ECF automaticamente após a realização da Redução Z (através da tecla ) e o estabelecimento comercial é obrigado a manter um backup destes arquivos por um período de 5 anos. É importante ressaltar que a guarda e manutenção do backup são de inteira responsabilidade do posto revendedor.
• As impressoras fiscais que estiverem emitindo a Redução Z automaticamente deverão ser encaminhadas para intervenção técnica, para que ela seja realizada pelo aplicativo comercial, pois da forma automática os arquivos não são gerados.
• O Posto Revendedor não poderá utilizar um sistema ou versão que não esteja homologada ao PAF-ECF.
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