Softwares e recursos sempre foram poderosos aliados para economizar ao longo do ano. Mas, em tempos de crise, o uso correto de soluções tecnológicas pode ser vital para o seu negócio. Uma pesquisa recente do instituto americano Gartner Group, especializado em tecnologia, mostrou o que todos os empreendedores de bom senso já desconfiavam: o uso de ferramentas corretas pode ter um impacto de redução de custos de até 40% logo depois dos primeiros 30 dias de implantação. A vice-presidente de pesquisas do grupo, Barbara Gomolski, sublinha a importância de treinar os funcionários para obter os resultados desejados.

"Só a experiência humana, aliada à técnica, produz ganhos. Um não funciona sem o outro", disse ela à Pequenas Empresas & Grandes Negócios da sede da sua empresa, em Fallbrock, na Califórnia, Estados Unidos.

Além das tecnologias mais conhecidas, a exemplo da videoconferência, que gera economias visíveis a curto prazo, a nova onda é formada pelas chamadas ferramentas emergentes. Softwares de colaboração, virtualização e outros termos ainda novos na linguagem tecnológica, contudo, precisam ser postos à prova para mostrar o seu alto grau de eficiência. "Só experimentando você vai descobrir que realmente vale a pena", afirma Ronei Silva, diretor da TGT Consult, empresa brasileira especializada em tecnologia. A seguir, cinco ferramentas de corte que podem fazer toda a diferença para a sua empresa em 2009.

VIDEOCONFERÊNCIA
1 - MENOS VIAGENS, MAIS ENCONTROS
Fazer reuniões a distância deixou de ser um privilégio de empresas que faturam centenas de milhões de reais. Com a videoconferência, você pode realizar treinamentos técnicos, cursos rápidos e reuniões de equipes localizadas em diferentes regiões do país e do mundo. De acordo com um estudo efetuado pelo instituto americano Wainhouse Research, especializado em marketing e comunicação, uma empresa pode economizar até 40% em despesas com viagens com o uso da videoconferência. Uma série de avanços tecnológicos nos últimos anos, como processadores mais rápidos e aumento da velocidade de banda larga, tornaram essa tecnologia ainda mais atraente.

"A falta de sincronia entre imagem e som é coisa do passado", afirma Pierre Rodriguez, diretor de marketing e operações da Polycom na América Latina e Caribe, especializada em equipamentos para conferências a distância. Com um computador, uma pequena câmara de vídeo ligada à máquina (webcam) e softwares gratuitos como Skype ou Messenger, as pequenas empresas podem aproveitar a ferramenta. Para aquelas que desejam compartilhar documentos, podem usar soluções específicas, desenvolvidas por empresas como Cisco, Polycom e GotoMeeting, que custam a partir de R$ 400 por usuário.

"Dá para fazer apresentações ou reuniões até de pijama", brinca Rodriguez.

VOZ SOBRE IP
2 - SEM CUSTO NAS CONTAS
A tecnologia de voz sobre IP ou simplesmente VoIP (sigla de Voice over Internet Protocol ou utilização de voz sobre protocolo de internet, em português) é a mais indicada para quem deseja ligar para qualquer lugar do mundo ao preço de uma chamada local.

De acordo com Ronei Silva, da TGT Consult, os custos com chamadas de longa distância podem cair para quase zero: o truque é deixar de fazê-las pela rede pública e realizá-las dentro da rede da empresa (via internet). "Logo no primeiro mês, a redução de custo é de no mínimo 50%", diz Silva.

Para você adotar o sistema em sua empresa, há três opções: por meio do computador, com o uso de softwares apropriados e ajuda de um microfone, com o auxílio de um telefone inteligente ligado a um micro ou por meio de um adaptador acoplado a um aparelho de telefone comum. Em todas, é preciso acesso à internet banda larga. "Com o uso do serviço, a sua empresa se livra das altas tarifas cobradas pelas operadoras telefônicas", afirma Silva, da TGT. Empresas como Brasil Telecom, GVT e Trellis são algumas das fornecedoras de telefonia de voz sobre IP.

IMPRESSÃO
3 - PAPÉIS COM DIAS CONTADOS
A escolha da impressora adequada à sua necessidade é o começo para quem deseja cortar custos. De acordo com Hans Schroter, gerente de marketing de produtos da HP, se sua empresa tiver mais de dez computadores ou imprimir mais de 3.000 folhas por mês, por exemplo, você deve preferir uma impressora com tecnologia a laser, ligada em rede.

Dessa forma, segundo o especialista, você poderá reduzir em até 30% as despesas por página impressa, em comparação com um equipamento com jato de tinta.

Por outro lado, se imprimir menos de 3.000 páginas por mês, vale a pena manter uma impressora de jato de tinta, que tem um preço bem mais acessível do que uma a laser. Também é importante controlar o fluxo de documentos para a impressora. Schroter diz que, em caso de impressão de grandes relatórios, com gráficos, tabelas e ilustrações, a digitalização e a distribuição por e-mail para os funcionários também podem representar uma boa economia.

Para Carlos Britto, diretor da Lexmark no Brasil, há medidas simples que são pouco utilizadas pelas empresas e que não exigem nenhum tipo de investimento. Ele dá como exemplo o fato de tirar cópias em ambos os lados de uma página e utilizar o modo rascunho da impressora para reduzir o uso de tinta, o que permite a troca dos cartuchos com menos freqüência. "E, de quebra, imprime mais rápido do que o modo normal."

VIRTUALIZAÇÃO
4 - DEZ MÁQUINAS EM UMA
O nome, sistema de virtualização, parece complicado, mas o conceito é bem simples. Um software faz com que um único servidor trabalhe como se fossem várias máquinas diferentes, somadas, embora cada uma opere de forma independente. Uma única máquina faz o trabalho de mais de dez.

A virtualização aproveita melhor os recursos da máquina, impedindo que fique com sua capacidade ociosa. Segundo estimativa do analista Reinaldo Roveri, da IDC Brasil, consultoria especializada em tecnologia, quando não utilizam softwares de virtualização, os servidores usam somente 20% de sua capacidade, em média.

De acordo com levantamento da VMware, uma das fornecedoras desses softwares, o sistema reduz em até 53% os custos com equipamentos e 79% os custos operacionais, gerando uma economia média de até 64% para a empresa que adota a solução. Além da VMware, empresas como a XenSource e a Microsoft fornecem softwares de virtualização.

No caso dos dois primeiros fabricantes, há algumas opções gratuitas que você pode baixar diretamente no site das empresas.

A VMware ainda traz outras opções pagas, com mais funções, que custam a partir de R$ 600 a licença. Para utilizar Virtual Server e Virtual PC, da Microsoft, é preciso ter o sistema operacional Windows original rodando na máquina.

COLABORAÇÃO
5 - CADA UM NO SEU QUADRADO
Os softwares de colaboração, que usam a tecnologia wiki, permitem que os usuários habilitados leiam, escrevam, editem e organizem um mesmo texto, cada um a partir do seu micro, mesmo que em locais diferentes. Se o texto trata, por exemplo, de um novo produto alimentício a ser lançado, é possível que a nutricionista escreva as informações nutricionais, o marketing entre com dados sobre a campanha publicitária e a gerência de produto com informações sobre pedidos e preços.

Você pode registrar andamentos de projetos e trocar idéias sobre novos produtos ou serviços. "É fácil de fazer o que os especialistas chamam de brainstorming coletivo", diz Ward Cunningham, programador de softwares que desenvolveu a tecnologia wiki em 1995. "Tudo isso pode ser feito em tempo real."

De acordo com Cunningham, o software autoriza o controle de versões anteriores dos textos e é possível saber quem é o autor de cada versão. Ele explica que, em geral, os softwares permitem que a informação fique dentro da empresa, numa espécie de intranet, e só quem está habilitado pode ter acesso, o que garante o sigilo dos dados.

Para Sandro Join, diretor da SJoin, consultoria especializada em tecnologia para pequenas e médias empresas, essa tecnologia aperfeiçoa o tempo de entrega de relatórios e reduz consideravelmente a troca de e-mails e a impressão de papéis, uma vez que toda a informação sobre aquele determinado assunto está reunida num mesmo local, de forma organizada.

Google Docs, PBwiki, Mediawiki e Openwiki são alguns dos softwares gratuitos que podem ser usados para colaboração e compartilhamento de arquivos. Mas existem opções com recursos de segurança ainda mais robustos, que custam cerca de R$ 12 por mês.